Departamento de Administração e Finanças

Organigrama

DESCRIÇÃO GENÉRICA DO DAF

Sob chefia directa de um Chefe do Departamento o DAF é um sector de apoio administrativo e financeiro da Faculdade de Engenharia da UEM, tendo em conta os recursos humanos e financeiros alocados. Gere os recursos humanos e financeiros, sendo estes últimos constituídos pelo Orçamento do Estado, Receitas Próprias e Fundos de Projectos de Investigação. Também tem como um dos objectivos principais o procurement, a organização e realização de aquisições ao nível local. Como acções específicas indicam-se:

GENÉRICAS:

Recolha de informação pertinente para a elaboração do Orçamento Anual da Faculdade;

Alocação/Distribuição do orçamento aprovado pelos diferentes sectores que compõem a Faculdade;

Auxílio às auditorias interna e externa;

Apoio na gestão financeira dos projectos;

Apoio na preparação de eventos científicos;

Emissão de guias de marcha;

Verificação dos mapas de efectividade;

Controle dos mapas de horas extraordinárias;

Processamento de horas extraordinárias/pagamento;

Preparação de orçamento de viagens/visitas;

Verificação de balancetes, extractos e outra informação de gestão financeira;

Supervisão das actividades das secções de Contabilidade, Tesouraria e Execução orçamental e da UGEA Local.

SECRETARIA

Efectua registo de entrada e saída de expediente interno e externo;

Fotocópia e organiza a correspondência a distribuir nos vários sectores internos;

Elaboração de notas, ofícios e memorandos de assuntos correntes;

Controle de assiduidade e pontualidade dos funcionários da Faculdade;

Elaboração dos mapas de efectividade;

Registo de cartões de assiduidade;

Distribuição das fichas e diversos impressos ao pessoal da Faculdade;

Reconhecimento de fotocópias;

Esclarecimento do pessoal sobre normas e procedimentos administrativos;

Assegurar a manutenção e actualização do Arquivo geral da Faculdade.

CONTABILIDADE

Conferir, classificar e lançar os documentos das operações financeiras da Faculdade;

Controle de contas correntes de terceiros e proceder a sua reconciliação;

Emitir facturas e proceder ao registo contabilístico;

Processar salários pagos com Receitas Próprias;

Confere as contas bancárias e efectua reconciliações bancárias;

Elabora relatórios da situação financeira;

Elaboração de balancetes por fonte de financiamento;

Mantém os arquivos de documentos de forma ordenada e de fácil consulta;

Efectua pagamentos e recebimentos autorizados;

Regista movimentos de entrada e saída de fundos;

Presta contas do trabalho junto do chefe do DAF.

TESOURARIA E EXECUÇÃO ORÇAMENTAL

Executa o orçamento atribuído à Faculdade;

Procede à gestão financeira dos projectos da Sida/Sarec;

Emite cheques e recibos;

Verifica os relatórios dos projectos da Sida/Sarec e respectivos relatórios financeiros;

Procede a recolha de extractos bancários;

Efectua depósitos bancários;

Distribui expediente para a Direcção de Finanças da UEM e para os bancos.

UGEA LOCAL

Levantamento e compilação das necessidades anuais de bens e serviços ao nível da Faculdade;

Elaboração do plano de aprovisionamento;

Preparação dos cadernos de encargos e outra documentação para o lançamento de concursos de pequena dimensão;

Preparar/organizar processos de aquisição por Ajuste Directo (Bens e Serviços);

Proceder a aquisição de bens e serviços;

Proceder a distribuição de bens e serviços;

Realização de consultas ao mercado;

Gestão do armazém de materiais;

Inventariação/Registo de equipamento e outros bens duradouros adquiridos para a Faculdade;

Proceder à actualização do Inventário.

Chefe do Departamento: dr. Rosário Augusto Recua

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